Całą rzecz należało zacząć od przygotowania materiałów, które zostały wytypowane do renowacji na etapie składania wniosku o dofinansowanie do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Zbiór odpowiednio zabezpieczonych archiwaliów trafił następnie do pracowni konserwatorskiej Ewy Kosiec w Radomiu, gdzie przez kilka miesięcy poddawany był licznym zabiegom.

Pierwszym krokiem było przeprowadzenie zabiegu fumigacji, po którym dokumenty przechodziły kilkutygodniową kwarantannę. Dopiero po upewnieniu się, że nie ich stan nie będzie stanowił zagrożenia dla zdrowia, możliwe stało się poddanie ich kolejnym etapom konserwacji. Były to w zależności od stanu obiektów: czyszczenie na sucho i mokro za pomocą specjalnych preparatów, uzupełnianie ubytków w kartach oraz ich prostowanie i podklejanie, estetyzacja, układanie dokumentów i zszywanie poszytów. Następnie archiwalia spakowano do dedykowanych teczek i pudeł, a ostatnim krokiem było sporządzenie dokumentacji, która wraz z obiektami podlegała specjalistycznej ocenie Iwony Kotali-Skiby, która odpowiadała za odbiór prac konserwatorskich.

Po uzyskanej akceptacji dokumenty ruszyły w dalszą podróż – do pracowni digitalizacyjnej Archiwum Państwowego w Radomiu, gdzie wykonano cyfrowe kopie wszystkich 2 407 stron, składających się na poddany konserwacji zbiór.

Zakończenie digitalizacji, która podobnie jak konserwacja podzielona była na dwie części, oznaczało początek przygotowań do organizacji ekspozycji czasowej i warsztatów. Wydarzenia te miały na celu zapoznanie jak największej ilości osób ze szczegółami realizowanego zadania oraz przedstawienie uzyskanych efektów.

Wernisaż wystawy „Białe kruki…” odbył się 17 września i zgromadził licznych pasjonatów historii Zwolenia. W trakcie tego spotkania możliwe było obejrzenie wszystkich poddanych renowacji dokumentów oraz wsłuchanie się w opowieść Ewy Kosiec, która podzieliła się ze zgromadzonymi gośćmi swoimi doświadczeniami związanymi z procesem przeprowadzania konserwacji.

Zajęcia edukacyjne dla młodzieży i dorosłych odbyły się natomiast w drugiej połowie listopada. Tematyka pierwszych związana była z działaniami, które można przeprowadzić na własną rękę, aby uchronić dokumenty z osobistych kolekcji przez zniszczeniami. Warsztaty „Jak dbać o domowe archiwa?” poprowadzone przez doświadczone archiwistki z Archiwum Państwowego w Radomiu: Aleksandrę Nosowską, Paulinę Kosiec i Katarzynę Grzyb, odbyły się 15 listopada i wzięły w nich udział dwie grupy młodzieży oraz jedna grupa słuchaczy dorosłych.

20 listopada w trakcie zajęć prowadzonych przez Mariusza Kozdracha (MRZ), uczniowie jednej z klas zwoleńskiego Liceum Ogólnokształcącego mieli okazję spróbować swoich sił jako pisarze miejscy oraz zapoznać się z zasadami funkcjonowania kancelarii w okresie staropolskim.

Równocześnie z przygotowywaniem muzealnych wydarzeń promujących realizację zadania trwało umieszczanie skanów archiwaliów w internetowej bazie. Repozytorium „Zwoleń w dokumencie”, dostępne ze strony www Muzeum stanowi jeden z najważniejszych elementów projektu, który może posłużyć najszerszemu gronu odbiorców bez uszczerbku na stanie zachowania zakonserwowanych materiałów. Dostępne jest bezpłatnie, w dowolnie wybranym czasie, przez co pozwala na niczym nieograniczone badania nad najcenniejszymi źródłami dotyczącymi historii Zwolenia i okolic znajdującymi się w naszych zbiorach.

Zamykając ten dwuletni projekt Muzeum Regionalne w Zwoleniu pragnie złożyć serdeczne podziękowania na ręce osób i instytucji biorących udział w jego realizacji: burmistrzowi Arkadiuszowi Sulimie, jako przedstawicielowi Gminy Zwoleń, z budżetu której pochodziła część środków finansowych, Ewie Kosiec za wykonanie konserwacji, Iwonie Kotali-Skibie za fachową ekspertyzę, pracownikom Archiwum Państwowego w Radomiu na czele z Dyrektor Eweliną Majsterek za pomoc merytoryczną, digitalizację i poprowadzone warsztaty, Pawłowi Madejskiemu (Instytut Historii UMCS), także za pomoc merytoryczną świadczoną w ramach wolontariatu, Jakubowi Knollowi za przygotowanie cyfrowego repozytorium i Jakubowi Długołęckiemu za montaż materiału podsumowującego projekt.

Patronat medialny nad zadaniem objął portal Obiektywnie.info.pl